Conferences & congresses
Venue sourcing and contracting, room set-up, AV with an on-site technician, registration desk, signage, catering breaks and a coordinator running the agenda minute by minute.
MICE in Poland
Conferences and incentive travel, produced end to end in Poland
FORTravels DMC Poland is a destination management company in Kraków specialising in corporate events: conferences, congresses, incentive trips, gala dinners and team building. We contract venues, AV, catering, guides and transport in our own name, so you work with one partner, one budget and one invoice.
15–600
delegates per event
19
languages of service
24/7
on-site duty phone
48 h
typical proposal turnaround
Full MICE service in Kraków and across Poland
Incentive travel
Reward programmes built around Kraków, Zakopane, the Vistula and the Małopolska countryside: off-road challenges, river rallies, treasure hunts and private heritage experiences.
Gala dinners & evening events
Historic cellars, salt-mine chambers, heritage salons and riverside venues, with live highland bands, folk shows, regional menus and full production.
Team building
Indoor and outdoor formats for 15 to 600 people — culinary workshops, city games, off-road teams, CSR activities — always with English-speaking hosts.
Delegate logistics
Airport meet & greet, VIP fast track, coach and van fleets, hotel rooming lists, hostesses and 24/7 on-site duty phone for the whole stay.
Product launches & brand activation
Staging, press conferences, product demonstrations, photo and video capture, and hosted media programmes in Kraków and other Polish cities.
Conferences, gala dinners and incentives we operate
Venues
Where your event can happen
- Congress hotels in Kraków from 4* to 5*, plenary rooms up to 1 200 seats
- Historic cellars, cloisters and heritage salons in the Old Town
- Wieliczka Salt Mine chambers 135 m underground
- Riverside terraces and boats on the Vistula
- Manor houses and estates in the Małopolska countryside
- Modern congress centres in Warsaw, Gdańsk and Wrocław
How we work
From brief to wrap-up
- 01BriefObjectives, dates, budget per head, group profile and must-haves.
- 02Concept & budgetTwo or three venue and programme scenarios with a transparent net budget.
- 03Site inspectionWe host your decision makers in Kraków and walk the venues with them.
- 04ContractingAllotments, AV, catering and transport contracted in our name, one invoice for you.
- 05OperationProject manager, hostesses and drivers on site from first arrival to last departure.
- 06Wrap-upFinal reconciliation, attendance data, photo report and lessons for the next edition.
Plan your conference or incentive with us
Send us your dates, delegate numbers and budget per head. Within about 48 hours you receive a concept with venue options, a net budget and a suggested social programme.
Organizacja konferencji w Polsce i wyjazdów motywacyjnych
FORTravels DMC Poland organizuje konferencje w Polsce od 15 do 600 uczestników — w Krakowie, Warszawie, Gdańsku i Wrocławiu. Prowadzimy projekt od briefu do rozliczenia: wybór i kontraktowanie obiektu, sale plenarne i warsztatowe, technikę AV z obsługą techniczną, catering, recepcję rejestracyjną, oznakowanie oraz koordynatora czuwającego nad agendą.
Wyjazdy motywacyjne (incentive) budujemy wokół Małopolski i Tatr: rajdy off-road, rejsy po Wiśle, gry miejskie na Starym Mieście, warsztaty kulinarne i kolacje galowe w zabytkowych wnętrzach oraz w komorach Kopalni Soli w Wieliczce. Wszystkie usługi kontraktujemy we własnym imieniu — otrzymujesz jeden budżet netto i jedną fakturę.
Standardowy czas przygotowania propozycji to 48 godzin, obsługa prowadzona jest w 19 językach, a w trakcie wydarzenia dostępny jest całodobowy telefon dyżurny.
Najczęstsze pytania o organizację konferencji w Polsce
Ile kosztuje organizacja konferencji w Polsce?
Budżet zależy od miasta, standardu obiektu, liczby uczestników i długości programu. Przygotowujemy wycenę netto per osoba z rozbiciem na salę, technikę AV, catering, transfery i program wieczorny, zwykle w ciągu 48 godzin od otrzymania briefu.
W jakich miastach organizujecie konferencje i wyjazdy motywacyjne?
Działamy w całej Polsce, z biurem w Krakowie. Najczęściej realizujemy wydarzenia w Krakowie, Warszawie, Gdańsku i Wrocławiu, a także w Zakopanem i dworach w Małopolsce.
Jak duże grupy obsługujecie?
Od kameralnych spotkań zarządu na 15 osób po konferencje i wyjazdy motywacyjne dla 600 uczestników; dysponujemy salami plenarnymi do 1 200 miejsc.
Czy zajmujecie się także transferami i zakwaterowaniem uczestników?
Tak. Zapewniamy odbiór z lotniska, obsługę VIP fast track, autokary i busy, listy rooming, hostessy oraz całodobowy telefon dyżurny na czas całego pobytu.
Ile trwa przygotowanie oferty?
Standardowo 48 godzin. Przedstawiamy dwa lub trzy scenariusze obiektu i programu wraz z przejrzystym budżetem netto, a następnie organizujemy wizytę studyjną dla osób decyzyjnych.
Submit your event brief
Tell us who you are, how many people are travelling and how to reach you. Every brief is saved in our system and answered by a dedicated project manager.